KPIS เป็นดัชนีชี้วัดความสำเร็จขององค์กรว่าทำได้ตามเป้าหมายหรือไม่ มีความสำคัญอยางมากในการนำไปพัฒนาทางด้านการผลิตและ และในการผลิตแบบ Lean Manufacturing ยังต้องการลดของเสียที่ไม่ได้เกิดประโยชน์ในหน่วยงานออกไปเพื่อให้ได้ตามเป้าหมายที่วางไว้

ในทุกๆบริษัทต่างมีการทำดัชนีเพื่อชี้วัดสิ่งที่ได้กระทำ ซึ่งนั่นก็คือพื้นฐานหลักของ KPIS นั่นเอง โดย KPIS เป็นตัวชี้วัดยุทธศาสตร์ของบริษัทว่าสำเร็จตามเป้าหมายหรือไม่ ในความเป็นจริงแล้วการจัดทำระบบต่างๆเหล่านี้เป็นเรื่องที่ไม่ยาก แต่ความยากอยู่ที่การที่จะนำเอาระบบไปประยุกต์ใช้กับแต่ละองค์กรมากกว่า เพราะแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกันทั้งทางด้านลักษณะของธุรกิจ สภาพแวดล้อม ลักษณะงาน และวัฒนธรรมองค์กร ดังนั้น จุดสำคัญที่จะทำให้ระบบประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวจึงไม่ได้อยู่ที่การว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาหรือการมีเทคโนโลยีหรือองค์ความรู้มากกว่ากัน

ปัญหาอุปสรรคที่สำคัญประการหนึ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการนำเอาระบบ KPIS คือ
• จำนวนตัวชี้วัดมากเกินไป บางองค์กรมีตัวชี้วัดหลายร้อยตัว แต่ละตำแหน่งมีตัวชี้วัดหลายสิบตัว
• ไม่แน่ใจว่าตัวชี้วัดตัวใดสำคัญกว่าตัวอื่นๆ
• แต่ละหน่วยงานไม่ยอมรับตัวชี้วัดผลงานของหน่วยงานอื่น
• ไม่ทราบว่าตัวชี้วัดแต่ละตัวมีความสัมพันธ์กับเป้าหมายองค์กรและตัวชี้วัดผลงานตัวอื่นอย่างไร
• แต่ละหน่วยงานกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมายของตัวชี้วัดได้อย่างอิสระ

ดังนั้น KPIs ที่กำหนดขึ้นของตำแหน่งงานจะต้องเชื่อมโยงสัมพันธ์กับเป้าหมายขององค์การและหน่วยงาน ซึ่ง KPIs ที่ดีจะต้องเป็นตัวเลข วัดประเมินได้ เป้าหมายที่กำหนดไม่ยากหรือง่ายจนเกินไป